Задачи
Пытаться удержать информацию в голове всё равно что носить воду в решете —
глупо и неэффективно. Умные люди записывают.
глупо и неэффективно. Умные люди записывают.
“
Жизнь дала мне два важных урока.
Первый я уже не помню, а второй — все нужно записывать.
Первый я уже не помню, а второй — все нужно записывать.
Фиксируйте задачи и поручения руководителя в разделе «Задачи».
Информация по задачам будет под контролем, голова будет свободна для анализа и поиска решений.
Информация по задачам будет под контролем, голова будет свободна для анализа и поиска решений.
Как создать задачу
Нажмите «+задача» внизу окна — будет создана новая задача.
Нажмите «+задача» внизу окна — будет создана новая задача.
2 способ. Выберите мышкой задачу, под которой вы хотите добавить задачу и нажмите Enter.
3 способ. Выберите задачу, под которой вы хотите добавить задачу и нажмите «+» слева от названия.
4 способ. Если у задачи открыто описание, нажмите «+» на левом поле — снизу будет создана задача.
Выделяйте важные задачи желтым флажком.
Чтобы переместить задачу, схватите ее за иконку (⋮⋮) и перетяните в нужное место.
Вы можете манипулировать задачами используя клавиатурные комбинации:
Чтобы задачи выполнялись вовремя, указывайте даты
Старт — день когда вы планируете начать работу по задаче. В этот день вы получите напоминание.
Срок — день когда задача должна быть полностью выполнена. В этот день вы получите напоминание.
Напомнить – день ваших следующих действий по задаче. В этот день вы получите напоминание.
Старт — день когда вы планируете начать работу по задаче. В этот день вы получите напоминание.
Срок — день когда задача должна быть полностью выполнена. В этот день вы получите напоминание.
Напомнить – день ваших следующих действий по задаче. В этот день вы получите напоминание.
Как это работает на практике:
- Ставите задачу → сразу определяете Старт и Срок.
- В процессе работы → указываете напоминание даты для следующего шага.
- Система напоминает → вы ничего не пропускаете.
- Старт: 1 ноября (начать работу )
- Срок: 10 ноября (сдать готовый отчет)
- Дата: 5 ноября (напоминание: в этот день хочу проверить статистику)
- Вы видите реалистичные сроки выполнения
- Не забываете о промежуточных этапах
- Руководитель понимает ваш план работы
Описание задачи
Чтобы открыть описание, нажмите на иконку (˅) или на (⋮⋮). Чтобы закрыть, нажмите на иконку (˄) или на серое поле сбоку.
В описании вам следует сохранять всю рабочую информацию по задаче, файлы, документы и URL-ссылки.
Так у вас будет полный порядок — вся информация в одном месте. Руководитель видит ход вашей работы без лишних вопросов.
Чтобы открыть описание, нажмите на иконку (˅) или на (⋮⋮). Чтобы закрыть, нажмите на иконку (˄) или на серое поле сбоку.
В описании вам следует сохранять всю рабочую информацию по задаче, файлы, документы и URL-ссылки.
Так у вас будет полный порядок — вся информация в одном месте. Руководитель видит ход вашей работы без лишних вопросов.
В описании задачи две зоны: планирование и результаты
Благодаря этому у вас есть четкое разделение планирования и результатов — информация структурирована.
Благодаря этому у вас есть четкое разделение планирования и результатов — информация структурирована.
Слева вы планируете:
- Фиксируйте рабочую информацию
- Сохраняйте файлы и ссылки
- Планируйте действия и этапы
- Планируйте необходимые ресурсы
Справа отражаете результаты работы:
- Фиксируйте достигнутые результаты
- Отвечайте на комментарии руководителя
- Отчитывайтесь о выполнении действий
- Прикрепляйте итоговые файлы
Как изменить вид текста в описании задачи
Наведите курсор на текстовую строку — слева появится иконка (⋮⋮). Нажмите — откроется меню действий со строкой. Если выделить несколько строк — выбранная опция сработает на все строки.
Наведите курсор на текстовую строку — слева появится иконка (⋮⋮). Нажмите — откроется меню действий со строкой. Если выделить несколько строк — выбранная опция сработает на все строки.
Чтобы приложить изображение, перетяните его мышкой с рабочего стола в описание задачи
Приложенное изображение можно сохранить в виде картинки или свернуть в файл. Как это сделать: нажмите на иконку изменения представления.
Приложенное изображение можно сохранить в виде картинки или свернуть в файл. Как это сделать: нажмите на иконку изменения представления.
Чтобы изменить размер изображения, потяните за угол
Как изменить название файла: нажмите на иконку ⋮⋮ и выберите «AⅠ»
Планирование
Планирование — это определение действий, которые необходимо совершить, чтобы достичь требуемого результата разумным и эффективным образом в заданные сроки.
Планирование — это лестница между целью и результатом.
Как правильно планировать
Выберите подробный протокол планирования, если испытываете затруднения
В описании задачи появятся текстовые блоки, они помогут вам запланировать задачу.
Планирование — это лестница между целью и результатом.
Как правильно планировать
- Осознайте цель задачи и сформулируйте четкие критерии достижения результата.
- Проанализируйте обстоятельства, возможности, наличие инструментов, материалов и т.п.
- Определите наиболее эффективный вариант действий.
- Дробите крупные задачи на мелкие шаги и этапы.
- Запланируйте сроки действий.
- Планируйте с учетом возможных негативных обстоятельств.
- Посчитайте и отразите предполагаемые расходы.
- Ставьте напоминания подготовить всё необходимое заранее.
- Согласуйте важные моменты плана с руководителем.
Выберите подробный протокол планирования, если испытываете затруднения
В описании задачи появятся текстовые блоки, они помогут вам запланировать задачу.
Если навести мышкой на название текстового блока, появится подсказка.
Как согласовать план с руководителем
Нажмите «Согласовать», укажите руководителя, сформулируйте запрос и отправьте. Руководитель получит уведомление и ответит.
Нажмите «Согласовать», укажите руководителя, сформулируйте запрос и отправьте. Руководитель получит уведомление и ответит.
Можно ли не планировать работу по задаче?
Технически — да. Практически — себе дороже.
Ваша задача — добиться результата качественно, в срок и без лишних затрат. Если вы можете делать это без плана — возможно, вы гений. Но большинству из нас планирование необходимо.
История, которая лучше любых слов
Семья решила поклеить обои. Муж спросил у соседей снизу, сколько рулонов купить. Те сказали: «16».
Купили 16, поклеили — осталось 5. Встречает муж соседа, удивляется: «Квартиры одинаковые, а у нас 5 рулонов лишних!» Сосед в ответ: «А у нас тоже пять осталось!»
Мораль проста
Без плана вы действуете вслепую и платите дважды: деньгами, временем и нервами. И отвечать за такие косяки вам так или иначе, но придется...
Что будет, если вы не справитесь без плана?
Руководитель увидит что вы:
- Сорвали сроки
- Потратили лишние ресурсы
- Создали новые проблемы
Лучше потратьте 10 минут на планирование и сэкономьте часы и ресурсы на исполнении
Даже если результат будет неидеальным, у вас будет четкая история действий, а не оправданий.
Руководитель это оценит. Создавайте себе хорошую репутацию в глазах руководителя.
Результаты работы
Каждый день фиксируйте в задаче достигнутые результаты
Прикладывайте файлы, фото и видео.
Прикладывайте файлы, фото и видео.
Три причины фиксировать результаты
1. Любая информация может пригодиться для отчета, анализа или решения спорных ситуаций. Пример: через полгода легко проверить, когда и кем был выполнен конкретный этап работы.
2. Информация по задаче должна храниться в одном месте. Пример: вместо поиска в почте, чатах и памяти компьютера — все файлы, комментарии и итоги собраны в описании задачи.
3. Руководитель важно видеть прогресс по задачам без лишних вопросов. Пример: когда вы отмечаете выполнение в AGM, руководитель все видит без лишних разговоров.
1. Любая информация может пригодиться для отчета, анализа или решения спорных ситуаций. Пример: через полгода легко проверить, когда и кем был выполнен конкретный этап работы.
2. Информация по задаче должна храниться в одном месте. Пример: вместо поиска в почте, чатах и памяти компьютера — все файлы, комментарии и итоги собраны в описании задачи.
3. Руководитель важно видеть прогресс по задачам без лишних вопросов. Пример: когда вы отмечаете выполнение в AGM, руководитель все видит без лишних разговоров.
Руководитель может оставлять комментарии
Если вы увидите красный конверт — это означает, что руководитель оставил комментарий и с ним нужно срочно ознакомиться.
Если вы увидите красный конверт — это означает, что руководитель оставил комментарий и с ним нужно срочно ознакомиться.
Как сообщать руководителю о срочных вопросах в задачах
Нажмите «Согласовать», укажите руководителя, сформулируйте запрос, отправьте – руководитель получит уведомление.
Используйте «Согласовать» для важных сообщений по задачам — это ваш канал прямого и быстрого контакта с руководителями без лишних совещаний и переписок.
Нажмите «Согласовать», укажите руководителя, сформулируйте запрос, отправьте – руководитель получит уведомление.
Используйте «Согласовать» для важных сообщений по задачам — это ваш канал прямого и быстрого контакта с руководителями без лишних совещаний и переписок.
Окончание работы по задаче
Закончили работу по задаче — нажмите «Завершить». Завершенные задачи становятся серыми. Вся информация сохранится.
После завершения перетяните задачу вниз списка. Текущие задачи будут вверху, а завершенные внизу – так удобнее работать.
Удаляйте задачу только, если вы создали ее случайно.
Закончили работу по задаче — нажмите «Завершить». Завершенные задачи становятся серыми. Вся информация сохранится.
После завершения перетяните задачу вниз списка. Текущие задачи будут вверху, а завершенные внизу – так удобнее работать.
Удаляйте задачу только, если вы создали ее случайно.
Как восстановить удаленную задачу
Если вы случайно удалили задачу, ее можно восстановить. Как это сделать: перейдите в «Удаленные» и нажмите «Восстановить». Эта задача вернется в список текущих задач.
Если вы случайно удалили задачу, ее можно восстановить. Как это сделать: перейдите в «Удаленные» и нажмите «Восстановить». Эта задача вернется в список текущих задач.
Правила, которые важно соблюдать
Фиксируйте все поручения в AGM
- Никаких устных договоренностей. Каждая задача должна быть в системе
Указывайте и соблюдайте сроки
- Указывайте дату начала и дедлайн. Выполняйте к установленному сроку
Отчитывайтесь о результатах в задачах, а не в чатах или почте
- Информация по задаче должна сохраняться в одном месте
Отчитывайтесь регулярно
- Фиксируйте прогресс в описании задачи. Прикладывайте фото, видео, документы
Завершайте задачи правильно
- Завершайте, а не удаляйте выполненные задачи. Вся история работы должна сохраняться.
Редактор отчетов AGM
Представьте ситуацию: вам нужно отправить отчёт по почте с несколькими файлами в придачу. В письме файлы прикладываются снизу. Если их много, то легко можно их перепутать, забыть приложить и т.п. Получателю письма неудобно – он тратит время на загрузку каждого файла на рабочий стол, поиск нужного файла и т.д.
Как решить эту проблему
Используйте редактор AGM – он позволяет вставлять файлы прямо в текст, как иллюстрации в книге.
Прямо в результатах задачи создайте отчет в редакторе AGM и в нужных местах добавляйте файлы: Excel-таблицы или документы, презентации и PDF, видео и аудиофайлы - все что хотите...
Что получите вы и ваш руководитель:
AGM упрощает и создание, и восприятие сложных документов. Экономьте время — создавайте отчёты, которые действительно удобно читать!
Используйте редактор AGM – он позволяет вставлять файлы прямо в текст, как иллюстрации в книге.
Прямо в результатах задачи создайте отчет в редакторе AGM и в нужных местах добавляйте файлы: Excel-таблицы или документы, презентации и PDF, видео и аудиофайлы - все что хотите...
Что получите вы и ваш руководитель:
- Понятную связь текста и файлов
- Весь материал в одном месте: в одном документе
AGM упрощает и создание, и восприятие сложных документов. Экономьте время — создавайте отчёты, которые действительно удобно читать!
Как создать отчет AGM в результатах задачи
Нажмите «+результат», далее нажмите «+AGM». Откроется окно редактирования.
Определите название, создайте описание, приложите фото, видео и файлы. Сохраните.
Нажмите «+результат», далее нажмите «+AGM». Откроется окно редактирования.
Определите название, создайте описание, приложите фото, видео и файлы. Сохраните.
Как создать отчет AGM в планировании
В описании задачи наведите и нажмите на иконку с точками — откроется меню действий с текстовой строкой. Выберите «док AGM» и нажмите — откроется окно редактора AGM.
После того как вы сохраните информацию, документ приложится в этой строке.
В описании задачи наведите и нажмите на иконку с точками — откроется меню действий с текстовой строкой. Выберите «док AGM» и нажмите — откроется окно редактора AGM.
После того как вы сохраните информацию, документ приложится в этой строке.
Возможные действия с созданным отчетом
Вы можете переслать отчет в чатах или в почте, переместить отчет в другую задачу или сохранить в архиве в разделе «Инфо».
Вы можете переслать отчет в чатах или в почте, переместить отчет в другую задачу или сохранить в архиве в разделе «Инфо».
Фильтры просмотра задач
Фильтры просмотра - это выборочное представление определенной группы задач.
Выберите «Сегодня», если хотите видеть только задачи на сегодня.
Выберите «Завтра», если хотите увидеть только задачи на завтра.
Выберите «Важные», если хотите увидеть только задачи, отмеченные желтым флажком.
Выберите «Все задачи», если хотите увидеть все задачи.
Выберите «Сегодня», если хотите видеть только задачи на сегодня.
Выберите «Завтра», если хотите увидеть только задачи на завтра.
Выберите «Важные», если хотите увидеть только задачи, отмеченные желтым флажком.
Выберите «Все задачи», если хотите увидеть все задачи.
Завершенные задачи
Нажмите и выберите период времени, за который вы хотите видеть завершенные задачи.
Нажмите и выберите период времени, за который вы хотите видеть завершенные задачи.
Отложенные задачи
Отложенные задачи — это задачи, у которых день старта определен в будущем.
Если нажать «Скрыть отложенные» — отложенные задачи будут скрыты до наступления их даты старта.
Если нажать «Показывать отложенные» — отложенные задачи будут видны.
Отложенные задачи — это задачи, у которых день старта определен в будущем.
Если нажать «Скрыть отложенные» — отложенные задачи будут скрыты до наступления их даты старта.
Если нажать «Показывать отложенные» — отложенные задачи будут видны.
Уровень показа задач
Если у вас много подзадач, вы можете выбрать глубину их показа.
Если у вас много подзадач, вы можете выбрать глубину их показа.
Представление «Проекты»
Это представление позволяет видеть изолированно задачи по выбранной цели.
Выберите цель — справа вы будете изолированно видеть задачи по этой цели.
Это представление позволяет видеть изолированно задачи по выбранной цели.
Выберите цель — справа вы будете изолированно видеть задачи по этой цели.
Представление «Таймлайн»
В этом представлении задачи отражены на временной ленте. Используйте его для получения общего представления о ходе работы.
В этом представлении задачи отражены на временной ленте. Используйте его для получения общего представления о ходе работы.
Уведомления
Работайте спокойно — AGM вовремя сообщит вам обо всём важном!
Когда вы получаете уведомления:
Напоминания — наступила дата, старт или срок задачи.
Действия руководителя — он прокомментировал, изменил срок или оценил вашу работу.
Подтверждение — руководитель прочитал ваш комментарий.
Когда руководитель получает уведомления:
Ваши комментарии — вы оставили сообщение по задаче
Отправлено на согласование — вы нажали «Согласовать»
Вы завершили задачу — зафиксировали результат и отметили задачу завершенной
Примеры:
Утром: «Напоминание: сегодня срок сдачи отчёта»
В течение дня: «Руководитель изменил срок задачи»
Вечером: «Руководитель прочитал ваш отчёт о выполненной работе»
Преимущества:
Прозрачность — все в курсе статусов и изменений
Своевременность — уведомления приходят именно когда нужно
Экономия времени — не нужно постоянно проверять обновления
Когда вы получаете уведомления:
Напоминания — наступила дата, старт или срок задачи.
Действия руководителя — он прокомментировал, изменил срок или оценил вашу работу.
Подтверждение — руководитель прочитал ваш комментарий.
Когда руководитель получает уведомления:
Ваши комментарии — вы оставили сообщение по задаче
Отправлено на согласование — вы нажали «Согласовать»
Вы завершили задачу — зафиксировали результат и отметили задачу завершенной
Примеры:
Утром: «Напоминание: сегодня срок сдачи отчёта»
В течение дня: «Руководитель изменил срок задачи»
Вечером: «Руководитель прочитал ваш отчёт о выполненной работе»
Преимущества:
Прозрачность — все в курсе статусов и изменений
Своевременность — уведомления приходят именно когда нужно
Экономия времени — не нужно постоянно проверять обновления
Иконка молнии означает, что руководитель закрепил эту задачу в своем списке задач и видит ее постоянно.
Красная метка перед названием означает, руководителя взял задачу на контроль и видит ее в своем списке задач.
Вы увидите уведомление в правом верхнем углу если руководитель внес изменения, создал поручение, оставил комментарий, ответил на запрос, завершил или удалил задачу. Чтобы ознакомится с деталями, кликните на уведомление.
Руководитель видит бездействие подчиненных
Как только руководитель внес комментарий, на этой задаче появляется серый конверт. Конверт исчезнет только после того, как подчиненный ознакомится с комментарием.
По наличию конверта руководителю легко определить, ознакомился ли с комментарием подчиненный.
Получив уведомление по задаче, перейдите в описание и ознакомьтесь.
Как только руководитель внес комментарий, на этой задаче появляется серый конверт. Конверт исчезнет только после того, как подчиненный ознакомится с комментарием.
По наличию конверта руководителю легко определить, ознакомился ли с комментарием подчиненный.
Получив уведомление по задаче, перейдите в описание и ознакомьтесь.
В каждой задаче фиксируется время с момента ее создания
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы руководителю было удобнее контролировать, в каждой задаче указан «возраст» с момента ее создания.
Некоторые подчиненные могут откладывать работу и многократно отодвигать срок выполнения задачи.
Чтобы руководителю было удобнее контролировать, в каждой задаче указан «возраст» с момента ее создания.
