Формализация — это фиксация информации в письменном или электронном виде.

Какую проблему решаем:
Ежедневно вы сталкиваетесь с большим количеством рабочей и личной информации. Такой информации всегда гораздо больше, чем ваша способность к запоминанию.
Вы будете не только забывать важные моменты, но и постоянно напрягаться из-за того что теряете контроль, если не будете как-то фиксировать информацию на бумаге, в телефоне или компьютере.

Как применять этот метод:

1. Записывайте важную информацию на бумаге, в телефоне или компьютере.
2. Всегда фиксируйте свои идеи, заметки, задачи и поручения руководителя. Делайте фото и видео.
3. Научитесь оформлять информацию современным образом. Создавайте схемы и презентации.
4. Доводите информацию до заинтересованных людей в формализованном виде.

Ваши выгоды: применение этого метода позволит ничего не забывать и не упускать из виду. Люди, которым вы передаете информацию, будут лучше вас понимать.

Организация — это упорядоченное расположение информации, объектов и предметов. Цель организации – иметь быстрый и простой доступ к каждому объекту, предмету или информации.

Какую проблему решаем:
Большое количество информации, объектов или предметов требует организации. Без организации вы запутаетесь и не сможете быстро воспользоваться тем, что вам необходимо.

Как применять этот метод:
Основными способами организации являются группировка и сортировка.
Группировка — это разделение предметов на группы.
Сортировка — это определение приоритета расположения предметов внутри группы.

Для организации предметов и документов существуют шкафы, стеллажи, ящики, папки и т.п. приспособления. Все они должны быть подписаны, а хранение документов в них разумно организовано.

Аналогичным образом поступайте с информацией, которую храните на компьютере.
Вы сами должны беспокоиться о том, как лучше организовать хранение рабочих документов и информации.

Ваши выгоды: вы всегда сможете быстро найти необходимый предмет, документ, файл...

Планирование — это процесс разработки детального списка действий для достижения определённых целей или выполнения задач. Оно включает анализ обстоятельств и возможностей, определение конкретных шагов, ресурсов, сроков и методов, необходимых для эффективной реализации задуманного.

Какую проблему решаем:
Если человек не планирует а действует «наобум», то неизбежно тратит гораздо больше ресурсов и не достигает результатов в требуемые сроки. Как правило, приходится еще и переделывать...

Планирование предполагает:

• анализ обстоятельств,
• предположение вариантов достижения результата,
• оценку стоимости и времени этих вариантов,
• сравнение вариантов,
• выбор наилучшего варианта,
• подробное планирование действий и ресурсов

Ваши выгоды: уделив достаточно времени анализу обстоятельств и предположению возможных вариантов достижений результата вы сможете выявить наилучший вариант действий. Это позволит достичь результата с наименьшими усилиями и именно так, как вам это необходимо.

Реализация по плану предполагает дисциплинированное выполнение заранее разработанного плана.

Какую проблему решаем:
Многие люди не придерживаются первоначальных планов действий и выполняют работу по принципу «ввяжемся в бой, а там видно будет». Подобное поведение ни к чему хорошему не приводит.

Как применять этот метод:
Разработали план – действуйте в соответствии с разработанным планом!
Вы должны дисциплинированно выполнять план шаг за шагом по пунктам. Ключевое слово «дисциплинированно». Отсутствие дисциплины при выполнении плана — основная причина большинства неудач.

Ваши выгоды:
Вы достигните результата, как задумали. Не запутаетесь и ничего не упустите из виду.

Примечание:
если в процессе выполнения плана ситуация изменится и вы увидите, что ваш по плану устарел, вам следует вернуться к этапу планирования и перепланировать свой план действий. После этого вам следует дисциплинированно выполнять свой новый план действий.

Контроль себя — это сравнение текущих результатов с планируемыми.

Контроль подчиненных — это сравнение совершенных действий и достигнутых результатов с планируемыми у подчиненных.

Какую проблему решаем:
Нет плана — нечего контролировать! Твердого и четкого результата работы не будет...

Как применять этот метод:

1. Чтобы контролировать себя, у вас всегда должен быть план действий. Планируйте свою работу и сравнивайте свои достигнутые и запланированные результаты.
2. Чтобы контролировать подчиненных, план должен быть у подчиненных. Требуйте от подчиненных планировать. Примеры планов, которые создает подчиненный: планы действий по задачам, план на день. Сравнивайте совершенные и запланированные действия, достигнутые и запланированные результаты.

Ваши выгоды: вы сможете своевременно выявить возможные отклонения и принять необходимые меры для более эффективного достижения требуемых результатов.

Итерация — это повторение планирования и выполнения действий по плану несколько раз для достижения необходимого результата.

Какую проблему решаем:
Многие задачи сложно решить с первой попытки. Итерация необходима если требуемый результат был не достигнут в требуемом виде.

Как применять этот метод:
Если обстоятельства изменились или план устарел, а результат не достигнут — вы должны заново оценить обстоятельства, создать новый план и начать дисциплинированно его выполнять. Если результат снова будет не достигнут — снова повторить анализ обстоятельств и создать новый план. В случае сложных и больших задач итерация может применяться более 5 раз и это нормально.

Ваши выгоды: совершив несколько повторений цикла планирование–реализация по плану–контроль вы достигните требуемого результата.

Фокусировка — это определение приоритетов в работе.

Какую проблему решаем:
Ваши силы и время ограничены. Решая много задач одновременно, вы можете тратить слишком много времени и сил на несущественные задачи. Очевидно, что отвлекаясь на несущественное, вы не успеете сделать важное...

Как применять этот метод:
Вы должны ежедневно задавать себе вопросы: какие у меня приоритеты сегодня?
На чем мне необходимо сфокусироваться? Поняв это, фокусируйтесь на важном, второстепенное оставляйте на потом.

Ваши выгоды:
осознанно перераспределив ресурсы на важные задачи и цели, вы их достигнете.

Упрощение — это уменьшение сложности чего-либо, делая его более простым, понятным, удобным и доступным, устраняя ненужные, избыточные или трудные элементы при сохранении основной сути или цели.

Какую проблему решаем:
Усложнять легко. Делать сложное простым тяжело. Эту простую истину люди часто упускают из виду, когда увлекаются действиями или воспринимают работу излишне эмоционально. Тем не менее, если план или проект запланированы сложно, выполнять его будет еще сложнее.

Как применять этот метод:
Контролируйте себя, ситуацию и свой план.
Упрощайте. Упрощайте. Упрощайте. В пределах разумного, конечно.

• Устраняйте лишнее: избавляйтесь от ненужных деталей, слов или этапов.
• Облегчайте: уменьшайте трудности и усилия, необходимые для понимания или выполнения задачи.
• Структурные изменения: измените состав или структуру для большей ясности.
• Повышайте доступность: сделайте что-то более понятным и доступным.

Ваши выгоды: вы будете эффективны.