Мысленно поставьте себя на место вашего руководителя.
В течение недели вы даете каждому подчиненному несколько поручений и задач.
Подчиненных много. Количество задач растет, многие из них затягиваются. Что-то упустить или забыть очень просто. Голова ваша пухнет, нервы на пределе...
И вот вы спрашиваете у подчиненного:
— как дела с моими поручениями, которые я давал на прошлой неделе?
И слышите ответ: — С какими поручениями? Напомните... Ой, я забыл...
Вопрос: что вам хочется сделать с таким подчиненным? Наверное НИЧЕГО хорошего или даже что-то плохое...?
Суть проблемы
Когда задач много, их сложно контролировать. Можно что-то упустить, запутаться, проворонить сроки, что-то не запланировать вовремя и т.п.
Решение проблемы
Чтобы не забыть, нужно записывать.
Раздел «Задачи» — это органайзер задач руководителя и подчиненных.
Это место, где руководитель ведет учет всех поручений и рабочих задач руками подчиненных.
Ваши действия:
поручения, которые вы получили от руководителя устно, проблемы, которые решаете,
проекты и задачи, которые ведете, вы должны фиксировать в разделе «Задачи».
Ваши выгоды
вы ничего не упустите и в ваших задачах будет порядок;
вашему руководителю будет все понятно о вашей работе и результатах;
у вас будут хорошие отношения с руководителем.
Фиксируйте все поручения и задачи в AGM.
Сохраняйте информацию, планируйте работу и требуемые ресурсы в левой части описания задачи.
Фиксируйте достигнутые результаты в правой части описания задачи..
Группируйте задачи по смыслу
Группируйте задачи внутри целей по смыслу.
Цель: создавать и поддерживать логический порядок в задачах.
Если у вас только одна цель, вы можете создать несколько задач-проектов и группировать задачи в их рамках, как подзадачи.
Планируйте свои действия и бюджет расходов
Если человек не анализирует обстоятельства и детально ничего не планирует – это обычно приводит к печальным последствиям: потрачено много времени, ресурсов, а результат достигнут только на 70%...
Пример (анекдот):
Купила семья квартиру. Стали делать ремонт. Жена мужу говорит:
— Сходи к соседям снизу, спроси сколько они рулонов обоев покупали, когда делали свой ремонт.
Он пошел, ему сказали:
— Двадцать.
Купили, стали клеить. 6 рулонов осталось. Муж злой, снова идет к соседям:
— Вам чё, гадам, сказать правду было сложно? У нас 6 рулонов осталось!
— И у нас тоже 6 осталось.
Внимательно анализируйте обстоятельства, оценивайте возможности и требуемые ресурсы.
Размышляйте и предполагайте несколько вариантов действий.
Оценивайте риски и затраты, чтобы выбрать наиболее эффективный вариант.
Определите и зафиксируйте в описании задачи наиболее эффективный план действий.
Обсудите и согласуйте с руководителем.
Выберите протокол «задача».
Опишите обстоятельства, приложите файлы, изображения, ссылки.
Составьте детальный план действий.
Вы можете установить дату начала работы по задаче на будущую дату – такая задача будет отложенной.
Вы можете выбрать фильтр показа «Скрывать отложенные задачи» и не будете видеть эти задачи до тех пор
пока не наступит дата старта — это удобно!
Согласовывайте план работы и бюджеты с руководителем
Фиксируйте достигнутые результаты
Оформляйте отчеты в виде документа AGM
Выделяйте важные задачи
Уведомления
Если вы создали задачу, зафиксировали результат, прислали задачу на согласование или завершили ее —
руководитель получит уведомление.
Фильтры просмотра задач
Уточните у руководителя, должны ли вы вести учет поручений в разделе «Задачи».
Фиксируйте поручения, проблемы и инициативы. Планируйте необходимые действия и расходы.
Регулярно фиксируйте в описании задачи достигнутые результаты.
После выполнения завершайте, а не удаляйте задачу – информация должна сохраняться.
Мобильные задачи
Это приложение для смартфона и доступно для iPhone и Android.
Это приложение для специалистов (не руководителей).
Установив приложение, вы будете видеть свои задачи (на сегодня, на завтра и т.д.).
Прямо в приложении можно фиксировать результаты, прикладывать фото и видео.
Это удобно.
Установите. Войдите, используя свой логин и пароль.
Напоминания
Одновременно с выполнением задач каждый день мы создаем напоминания не забыть сделать что-либо.
Обычно мы записываем напоминания на желтых бумажках, клеим их на монитор или на рабочий стол.
и потом все равно что-то теряем из виду...😩
В AGM справа есть отдельная панель напоминаний.
Чтобы ее открыть, нажмите на иконку ⏱️ в правом верхнем углу.
Курсор уже стоит в поле ввода. Просто создайте напоминание и укажите дату.
Переносите все свои заметки с бумажек в AGM и создавайте напоминания — это удобно!
Так вы ничего не упустите!
