Поручения и задачи

Все поручения руководителя и другие задачи вам следует фиксировать в этом разделе.

Записывайте поручения
все поручения фиксируйте в этом разделе, планируйте срок, будущие действия и требуемые ресурсы,
отражайте промежуточные результаты.
Инициируйте задачи
В реальной жизни более 50% задач подчиненных — это поручения руководителя. Тем не менее, подчиненный должен не только выполнять поручения, но и самостоятельно инициировать определенные задачи.
Описание задачи
У задачи есть описание. Наведите курсор на задачу и нажмите на стрелку, чтобы его открыть.
Планирование и результаты работы
Слева планируйте действия, справа фиксируйте результаты. Комментарии руководителя видны в результатах.
Как добавить задачу?
Наведите на «+» в названии цели или задачи. Или нажмите на «+» в правом верхнем углу.
Что делать?

Планируйте работу

Согласовывайте планы

Фиксируйте достигнутые результаты

Создавайте отчеты в виде документа AGM (при необходимости)

Контролируйте важные задачи

Группируйте задачи по смыслу

Создавайте и получайте уведомления по задачам

Используйте фильтры показа задач

Планируйте работу
Тип задачи?
По сложности задачи делятся на действия, задачи и проблемы.
Действие — простая задача.
Задача — задача, которая требует большого количества действий или даже нескольких подзадач.
Проблема — задача, которая возникает в силу негативно сложившихся обстоятельств или ошибочных действий.
Для каждого типа задачи предусмотрен свой шаблон планирования.
Как и зачем указывать тип задачи?
Нажмите на «Д» в левом поле описания, укажите тип задачи и вы получите нужный шаблон.
Как планировать действие?
Запланируйте, что необходимо сделать и определите срок.
Чтобы приложить файл, просто перетяните его мышкой на текстовый блок.
Как планировать задачу?
Выберите тип: задача.
Опишите важные обстоятельства, приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию. Составьте подробный план действий. На основании вашего плана действий, вы можете создавать отдельные подзадачи, планировать работу и отражать результаты в них.
Как планировать решение проблемы?
Выберите тип: проблема.
Опишите обстоятельства, приложите файлы, изображения, ссылки и другую актуальную информацию.
Сформулируйте истинную проблему. Сформулируйте цель действий и критерии результата.
Определите эффективный план действий. Определите необходимые ресурсы.
Как скрыть/показать отложенные задачи
При создании задачи вы можете установить не только срок, но и старт.
Если вы установите дату старта по задаче в будущем, такая задача будет считаться отложенной.
Отложенные задачи можно скрыть. Для этого выберите фильтр «Скрывать отложенные». И наоборот.

Согласуйте планы

Руководитель должен быть в курсе
Вы должны согласовать с руководителем созданный вами план действий и бюджет расходов, если выполнение поручения или задачи связано с тратой большого количества рабочего времени и ресурсов.
Руководители видят все задачи подчиненных
Руководители имеют доступ к задачам своих прямых и опосредованных подчиненных, могут контролировать планирование, редактировать описание и оставлять комментарии в результатах.
Отправьте запрос на согласование
После планирования вы можете отправить запрос на согласование руководителю.
Как распечатать задачу
В правом поле открытого описания задачи есть кнопка «Распечатать». 
Как распечатать список задач
Нажмите «Распечатать» в правом нижнем углу.

Фиксируйте результаты

Фиксируйте достигнутые результаты
Благодаря этому руководитель всегда будет видеть прогресс по каждой задаче.
Чтобы приложить файл, перетяните его мышкой на результат.
Как руководитель может комментировать вашу работу?
Блок «Результаты» представляет собой чат по задаче. Подчиненный и руководитель имеют возможность обмениваться информацией. Вы получите уведомление, если руководитель оставит комментарий.
Завершайте, а не удаляйте выполненные задачи
Если вы реально работали по задаче, то завершайте ее, а не удаляйте! Информационный след должен оставаться. Нажмите «завершить» задачу и опишите финальный результат, приложите фото или видео.
Ставьте самооценку при завершении
Завершая задачу, оценивайте свою работу и комментируйте оценку. Руководитель будет знать ваше мнение.
Завершенные задачи становятся серыми
Так вы будете видеть, какие задачи уже завершены.
Как восстановить случайно удаленную задачу?
Нажмите «Удаленные» и перейдите к списку удаленных задач. Выберите и восстановите свою задачу.

Отчеты в виде документа AGM

Чем удобен отчет в виде документа AGM
Иногда необходимо создать отчет, который содержит в себе много информации, изображений и файлов. В документе AGM вы можете прикладывать не только фото и видео, но и любые другие файлы. Вся информация будет сохранена, как единый документ.
Как создать отчет в виде документа AGM в результатах задачи?
В блоке «Результаты» нажмите иконку «Документ AGM», создайте новый документ. Сохраните.
Как выглядит приложенный документ AGM
Все документы AGM имеют расширение .agm. Кликните по файлу и он перейдет в режим просмотра и редактирования. При необходимости вы можете перетащить мышкой документ в другой блок задачи, в другую задачу, в чат, переслать его по почте или сохранить в архиве.

Важные задачи

Важные задачи
Если задача важная, установите желтый флажок, чтобы выделить ее. Ориентироваться в задачах будет проще.
Задачи на контроле
Руководитель может взять задачу на контроль. Такая задача отмечена красным кружком. Удалить ее подчиненный не может.
Сколько дней идет работа по задаче?
В каждой задаче фиксируется срок ее существования. Руководитель это видит.

Группируйте задачи

Что такое группировка задач?
Задачи всегда имеют привязку к цели либо к одной из вышестоящих задач. Чтобы создать подзадачу, необходимо навести на точке–меню перед названием вышестоящей задачи и выбрать «+ подзадача». Чтобы привязать задачу к другой цели, просто перетащите ее мышкой.
Как лучше группировать задачи?
Группируйте задачи вокруг целей. Все задачи должны так или иначе вести к достижению ваших целей.
Некоторые задачи можно группировать как проекты.
Как изменить привязку задачи?
Просто перетягивайте мышкой.
Как манипулировать задачами посредством клавиатуры?
Используйте сочетания клавиш.
Как подчиненный видит поручения, которые привязал у себя руководитель?
Некоторые поручения, которые выполняют подчиненные, могут быть частью списка задач руководителя. Такие задачи видны как в списке руководителя, так и в списке подчиненного. Привязанная у руководителя задача в списке подчиненного отмечена знаком «молния».
Зачем сохранять задачу в архиве?
Если задача содержит много важной информации, то ее имеет смысл сохранить в архиве. В открытом описании задачи справа есть кнопка «Сохранить в архив». Нажмите и задача сохранится в архиве как документ AGM.

Уведомления по задачам

Как работают уведомления в задачах?
Автоматические уведомления у вас возникают при наступлении даты напоминания, старта или срока по задаче.
Уведомления, которые получит руководитель
Если вы создали новую задачу, зафиксировали результат, прислали задачу на согласование или завершили ее —
руководитель тоже получит уведомление.
Молния перед задачей
Иконка молнии показывает, что эта задача подчиненного привязана к одной из задач руководителя.
Красная точка перед задачей
Красная точка перед названием задачи говорит о том, что эта задача на контроле у руководителя.
Подчиненный получит уведомление
Если руководитель внес изменения, создал новую задачу подчиненному, оставил комментарий, ответил на запрос согласования, завершил или удалил ее — подчиненный получит уведомление.
Руководитель видит действия подчиненного
Если подчиненный еще не прочел комментарии руководителя, то руководитель это видит.
Фильтры показа задач
Проекты
В представлении «Проекты» удобно сфокусироваться на одной из целей или большой задаче первого уровня.
Используйте это представление для того, чтобы фокусироваться при планировании.
Таймлайн
«Таймлайн» — в этом представлении вам будет удобно видеть и контролировать сроки работы по всем задачам.
Фильтр «Показаны задачи»
Нажмите «Показаны все задачи» и выберите нужный вам фильтр просмотра задач.
Фильтр показа вложенности задач
«Показаны: 1 2 3 4» — выберите «глубину» показа задач.
Фильтр «Завершенные задачи»
«Завершенные задачи» — выберите фильтр для просмотра завершенных задач.
Фильтр «Отложенные»
«Отложенные показаны» — выберите фильтр для показа или скрытия отложенных задач.
Фильтр «Удаленные»
«Удаленные» — выберите, чтобы посмотреть или восстановить удаленные задачи.
Что делать?
Уточните у руководителя, должны ли вы вести учет поручений в разделе «Задачи».
Фиксируйте все поручения, проблемы и инициативы.
Планируйте необходимые действия, сроки и расходы письменно.
Регулярно фиксируйте в описании задачи достигнутые результаты.
После выполнения завершайте, а не удаляйте задачу – информация должна сохраняться.

Напоминания

Это действия, которые важно выполнить в определенный день. Их важно не забыть сделать.

Откройте панель напоминаний, создайте напоминание и укажите дату. Ширину панели можно настроить.

Вы можете детализировать напоминание
Вы можете добавить детали в описании и указать точное время. Чтобы приложить файл, перетяните его на напоминание.
Напоминание можно переместить во встречи

Перетяните мышкой напоминание в панель «Встречи» — напоминание переместится.

Это действие доступно и в обратную сторону.

Напоминания напомнят о себе
В назначенный день вы увидите красный кружок–уведомление.
Напоминания видны в приложении для IPhone
Установите мобильное приложение для iPhone и вы ничего не упустите
Что делать?

Создавайте напоминания.

Перетаскивайте напоминания в панель встреч при необходимости.